10.10 Plazos y comprobaciones de cumplimiento

Compruebe los plazos, la cobertura de los archivos y su conservación, con referencias normativas para España.

Plazos de descarga y conservación

Obligación	Referencia para el control
Tarjeta de conductor	Máximo de 28 días entre transferencias de datos pertinentes.
Memoria del vehículo	Máximo de 90 días entre transferencias de datos pertinentes.
Conservación en España	Mínimo de 365 días desde el registro de los datos, sin perjuicio de las obligaciones laborales.

El Reglamento (UE) 581/2010, artículo 1, fija los máximos de descarga y exige evitar la pérdida de datos. Su considerando 3 señala que se cuentan los días con actividad registrada. Para el control diario, utilice días naturales como criterio interno conservador; no descuente periodos de inactividad sin comprobar los registros. No espere al último día para iniciar una descarga.

Programar con margen

Como pauta operativa, puede utilizar 7 o 18 días para conductores y 30 días para vehículos, según las opciones de su cuenta. Son frecuencias de trabajo, no plazos legales nuevos. El margen permite resolver fallos del lector, comunicaciones o disponibilidad de la tarjeta. Una programación no garantiza que los archivos lleguen.

No utilice 31 días para planificar la tarjeta ni equipare automáticamente tres meses a 90 días. Aunque la Orden FOM/1190/2005 conserva esas expresiones, tome como máximos de referencia los 28 y 90 días del reglamento europeo directamente aplicable.

Situaciones que obligan a anticipar la descarga

La Orden FOM/1190/2005, artículo 24, contempla además la salida del conductor de la empresa, caducidad o devolución exigida de su tarjeta; transferencia, cesión o devolución del vehículo al arrendador; fallos del tacógrafo cuando aún sea posible descargar, y requerimientos de la Administración. No espere a la siguiente fecha periódica en estos supuestos.

Conservar y poder entregar los datos

Guarde los archivos originales y asegure su disponibilidad, integridad y recuperación. El plazo de conservación se cuenta desde el registro de los datos; no lo confunda con los 12 meses desde la descarga que indica el diálogo de almacenamiento de Frotcom. Mantenga una copia externa comprobada.

Fuentes: Reglamento (UE) 581/2010: artículo 1 y considerando 3. Orden FOM/1190/2005: artículos 23 y 24.

¿Cuándo están las descargas al día?

Compruebe estos puntos por separado para cada vehículo y cada tarjeta. Un vehículo al día no acredita la descarga de sus conductores.

Archivo recibido: abra la matrícula o el nombre del conductor y localice el archivo correcto en el historial. «Último archivo recibido» sirve para localizarlo; no se quede solo con esa fecha.
Identidad y cobertura: compruebe que corresponde al vehículo o tarjeta esperados y que los periodos descargados cubren la actividad pendiente sin huecos. En el vehículo, revise «Actividades descargadas» cuando aparezca. Para validar el contenido y la firma, utilice su herramienta de lectura y análisis de tacógrafo.
Descargas dentro de plazo: contraste el historial completo y los datos pendientes con los máximos de la sección anterior. Un archivo recibido hoy no demuestra que todas las descargas anteriores se hicieran a tiempo.
Copia conservada: localice el original en la carpeta o archivo de la empresa. Confirme que puede abrirlo con la herramienta adecuada, recuperarlo de la copia de seguridad y aportarlo cuando se requiera. Un listado CSV no sustituye al fichero.
Continuidad: compruebe la próxima descarga, el margen disponible y quién revisará los avisos. Deje anotada cualquier incidencia y su resolución.

Ejemplos para decidir qué hacer

Situación	Interpretación y actuación
Programado, sin ningún archivo previo	Puesta en marcha sin verificar. Solicite y compruebe la primera descarga.
Abortado, archivo válido reciente y plazo disponible	Incidencia que debe resolver. No supone por sí sola un incumplimiento del plazo.
Reintentando o Descargando, próximo al vencimiento	No lo dé por resuelto. Si no puede asegurar el resultado, prepare una descarga local con un equipo compatible y conserve el archivo.
Próxima descarga muestra días negativos	Retraso respecto a la programación. Compárelo con los datos pendientes y el plazo aplicable; no equivale por sí solo a un vencimiento legal.
Archivo nuevo, pero faltan periodos anteriores	Investigue y recupere los huecos si es posible. La fecha reciente no acredita un historial completo.

Alcance: esto verifica descarga y conservación. Conducción, descanso y uso del tacógrafo requieren su propio análisis. Descargar después no subsana la falta de puntualidad anterior.

Rutina de revisión y ayuda

Al comenzar la jornada de supervisión

Atienda cualquier aviso «Alarma de tacógrafo» y abra la lista correspondiente.
Revise los estados con incidencias y las fechas de próxima descarga vencidas.
Compruebe la comunicación del lector y la disponibilidad de la tarjeta de empresa.
Revise los conductores cuya identificación o descarga lleva más tiempo sin actualizarse.
Confirme la llegada de los archivos esperados al destino local o al destinatario configurado.

Después de cambios importantes

Repita la comprobación tras renovar una tarjeta, cambiar de ordenador o lector, modificar credenciales, incorporar un vehículo o conductor, o corregir un VIN. Una prueba correcta debe llegar hasta el archivo recibido y conservado, no terminar en la pantalla de configuración.

Lista de cierre de la puesta en marcha

[ ] VIN verificado y servicio técnico habilitado.
[ ] Tarjeta de empresa vigente y lector operativo.
[ ] Usuario autorizado y carpeta local comprobada.
[ ] Número y caducidad de tarjetas de conductor revisados.
[ ] Periodicidades de vehículos y conductores comprobadas.
[ ] Destinatarios de alertas revisados y cambios guardados.
[ ] Primer archivo recibido y copia local localizada.
[ ] Próxima descarga y responsable de supervisión definidos.