2.1 Crear un archivo de costes y subirlo a Frotcom
Para poder crear un archivo de costes y subirlo a Frotcom, deberéis al módulo de GESTIÓN DE COSTES en la pestaña de COSTES
Una vez aquí, deberéis i a la parte de arriba a la derecha dónde aparece el icono con tres rallas y seleccionar la opción IMPORTAR ARCHIVO DE COSTE
Seleccionaremos el tipo de coste GENERAL y procederemos a DESCARGAR la plantilla del archivo:
Podemos ABRIR o GUARDAR el archivo.
Una vez lo tengamos, aparecerá lo siguiente:
De este archivo, deberemos MANTENER EL FORMATO y no deberemos eliminar ningún campo, deberemos rellenar obligatoriamente los siguientes campos:
1. LICENSE PLATE – MATRÍCULA: Aquí indicaremos la matrícula del vehículo tal y cómo la tenemos registrado en Frotcom. Manteniendo espacios, guiones, comas, puntos, etc…
2. DATE – FECHA: Aquí deberemos indicar la fecha del coste con el formato (Día/Mes/Año)
3. TIME – HORA: Indicaremos la hora del coste, deberá ser exacta o muy aproximada ya que Frotcom va a registrar el Kilometraje del vehículo que llevaba ese día a esa hora. La hora se debe indicar con el formato (HH:MM:SS). Los segundos los indicamos solamente si los tenemos.
4. COST TYPE – TIPO DE COSTE Aquí deberemos rellenar el tipo de coste que queremos registrar, los podemos consultar en PREFERENCIAS o bien, en ENTIDADES ya que cada una tiene su tipo de coste.
5. COST ENTITY – ENTIDAD DE COSTE: Aquí escribiremos el nombre exacto de la entidad que contiene ese coste. Por ejemplo, en el caso de querer registrar un Repostaje. Deberemos tener el TIPO DE COSTE como COMBUSTIBLE y la ENTIDAD como GASOLINERA X.
6. QUANTITY – CANTIDAD: Deberemos indicar también la cantidad del coste, en el caso de ser un repostaje, añadiremos los litros repostados. Si es alguna revisión podemos ponerlo como 1.
7. UNIT COST – UNIDAD DE COSTE: Si queremos obtener el coste total de un repostaje, por ejemplo, podemos rellenar este campo con el Coste por €/Litro y así Frotcom calculará el coste total.
8. TOTAL COST – COSTE TOTAL: Si queremos que Frotcom nos diga el coste por €/Litro.
9. ODOMETER – CUENTAKILÓMETROS: Podéis rellenar los datos de cuentakilómetros pero deberá ser exactamente el mismo que el que aparece en la fecha y hora, por lo tanto, es más fácil que Frotcom consiga estos datos a través de la fecha y hora indicada.
Los demás datos, podéis considerar rellenarlos o no según vuestras necesidades. Cuanta más Información rellenéis, más claro quedará el coste registrado.
El siguiente paso será subirlo a Frotcom. Ahora deberéis ir a la parte de arriba a la derecha en el módulo de GESTIÓN DE COSTES > COSTES > IMPORTAR ARCHIVO DE COSTE seleccionar la opción GENERAL y clicar en SELECCIONAR ARCHIVO:
Abrireis el archivo y os aparecerá lo siguiente:
Una vez marquéis en CONTINUAR Frotcom os dirá qué es lo que está incorrecto y no concuerda con lo que hay creado en Frotcom.
Para cada error, se pueden realizar diferentes acciones:
1. Asociar a un vehículo en Frotcom: esta opción le permitirá seleccionar una matrícula de uno de los vehículos existentes en su cuenta de Frotcom y asociarla a la fila respectiva del archivo de coste importado. Esta opción es útil si detecta un error tipográfico en el archivo de costo importado o si tiene etiquetas de matrícula diferentes en Frotcom que la matrícula real del vehículo.
2. Crear nuevo vehículo en Frotcom: esta opción permitirá a Frotcom crear un vehículo con parámetros predeterminados con la placa de matrícula definida para que esté de acuerdo con el que está escrito en el archivo de coste importado.
3. Descarte los datos de costes del vehículo: con esta opción, Frotcom no leerá la información de la fila correspondiente.
Si os aparecen errores tenéis la opción de revisiar el Excel y así poder importar el archivo sin errores o bien, seguir los pasos que os indica Frotcom en el programa para que podáis importar el coste correctamente.